„Nu putem să avem o criză săptămâna viitoare, programul meu e plin”

Am terminat deja prima lună de muncă. Am intrat direct în cel mai mare și ambițios proiect pe care l-au avut până acum.Am intrat și am umplut un gol de cel puțin un an, o poziție pe care nu au reușit să o umple de la plecarea ultimului om. Am intrat într-un birou în care a spune că domnește haosul este fundamental greșit (deși așa pare) – mai degrabă lucrurile merg din inerție, din voința unui grup de oameni foarte inteligenți care vrea ca lucrurile să meargă dar ar putea merge și mai eficient.

Am reușit să analizez care erau obiceiurile de lăsat în urmă, care merită păstrate și unde sunt goluri și mi-am dat seama că în conversații pe Skype și mail-uri am tot vorbit de trei concepte/idei care ar putea fi utile altora la început de drum sau răscruce în carieră.

1. Cine cere și cui îi e frică să fie refuzat

Ca exemplu de model mental, există două tipuri de oameni în companii: askers vs. guessers, tradus grosolan de mine ca oameni care cer și oameni care așteaptă momentul oportun să ceară când răspunsul sigur va fi „da”. În momentul în care lumea începe să vină cu cerințe (sau să nu vină) se trag semnalele de alarmă: ai prea mult de făcut și nu poți să termini, ai prea mult de făcut și tot ești așteptat să faci lucruri în plus, nimeni nu-ți dă de lucru și nu te bagă în seamă și tot așa. Mi se pare util să știi să recunoști diferența dintre tipologii.

In Ask culture, people grow up believing they can ask for anything – a favour, a pay rise– fully realising the answer may be no.

In Guess culture, by contrast, you avoid putting a request into words unless you’re pretty sure the answer will be yes… A key skill is putting out delicate feelers. If you do this with enough subtlety, you won’t have to make the request directly; you’ll get an offer.

Your boss, asking for a project to be finished early, may be an overdemanding boor – or just an Asker, who’s assuming you might decline.

99U – Are you an Asker or a Guesser?

Ca să continui stereotipurile deranjante, cele mai multe femei pe care le știu sunt „guessers”: e mai ușor să zici „Nu vi s-a făcut frig?” în loc să ceri cuiva clar „Poți să închizi geamul te rog?” Pe de altă parte nici cerut tot timpul nu merge, dar până acum nu am întâlnit niciun bărbat care să nu aprecieze o instrucțiune clară – eventual pe modelul If/then/else, foarte binar sau „ca la ingineri” cum ar zice tata…

2. Aștept să mi se spună ce să fac sau îmi croiesc propriul drum

Oarecum legat de numărul unu, organizez o întâlnire cu planneri juniori o dată pe lună. Săptămâna asta o prietenă care vine regulat a întrebat o chestie care ține mai mult de management decât de strategie: cum știu că sunt pe calea cea bună și că învăț ce trebuie când șefii mereu îmi spun că „Totul e OK” dar nu îmi oferă sfaturi sau alte hopuri peste care să sar? 

E o întrebare atât de încărcată încât e greu să răspunzi când nu știi care e descrierea rolului și care sunt responsabilitățile date de manager (dacă i-au fost date), dar probabil n-ar întreba dacă ar fi totul pe roze. Soluția la momentul respectiv a avut două căi:

• Uită-te în jur și fură câte puțin din ce vezi. Uită-te la munca altora, vezi ce îți provoacă gelozie că n-ai fost tu persoana implicată și analizează ce îți place. Nu copia pentru că nu va merge niciodată și miroase urât de la distanță, dar folosește ce ai ca etalon pentru următoarele proiecte. Uită-te la ce se cere în descrierea rolului cu o treaptă mai sus, pentru că atunci când ești la interviu și vrei să dovedești că te potrivești va trebui să dai exemple concrete. E mai ușor când știi care e obiectivul (foarte) îndepărtat.
• Decide-te dacă vrei să îți croiești propriul drum sau dacă aștepți să îți spună altcineva ce să faci. Când îți croiești propriul drum și nu există etalon îți faci de cap. Dacă îți iese, îți iese și devii etalonul, dar când greșești cu siguranță ți se va spune și nu va fi plăcut; cel puțin înveți. Dacă aștepți să ți se spună, te duci la șeful tău, îi ceri trei obiective (sau unul mare) și știi cu siguranță că îți va da niște lucruri în care te vei împotmoli. Chinurile facerii când îți dai seama că te solicită și că înveți și se instaurează panica lui „OMG n-o să termin”, dar e o panică temporară. Dacă e un șef bun, n-o să îți dea un proiect ca să te faci de râs, o să ți-l dea fix de-asta: să înveți.

3. Priorități și „hyperemployment”

Lumea se așteaptă să fii super-eficient din punct de vedere al gestionării timpului propriu. La vârsta asta te-ai aștepta, dar tot dau peste juniori (de vârsta mea) care se întreabă de ce nu avansează. Pe de o parte pentru că „personal admin” e la fel de important ca work admin: cum îți găsești ritmul, care e rutina pe care o urmezi, când îți verifici și scrii mail-urile, cum blochezi orice lucru care îți distrage atenția. Pe de altă parte pentru că acum există o grămadă de servicii care să te ajute să fii mai eficient („life as a service” eventual).

You are probably already hyperemployed. It is what happens when things that were previously a specialist job are given to you as a feature of some technology: modern systems allow you to manage your own diary, your accounting, your expenses, your letter writing, your presentation design and your research. But even though all of these tasks were once someone else’s specific role, the possibilities of IT-driven cost savings mean that because you can, you must. A young person entering the world of work without all of these skills is at as great a disadvantage as someone who cannot type.”

Ben Hammersley

La intersecția celor două se află problema priorităților: cum decizi ce e important și ce nu? Cum îți menții ritmul odată ce ai găsit servicii care să te ajute, calendare, aplicații de „to-do” sau GTD apps (bazate pe metodologia faimoasă), ce ție comod.

Îmi place concluzia asta:

The process for figuring out what is important is really just a simple series of questions:

1. Do I really have to do this now?
2. If so, is it “The Most Important Thing?”
3. If not, where does it fit relative to the other tasks?
4. Is someone waiting on me for this?
5. If so, when do they need it?
6. Does working/not working on this now have long-term consequences that I’m missing?

Part of reducing present shock is refusing to react. The best practice I’ve come up with is to not react to demands as they come in. Instead, I recognize them, and add them to a running list. Only when I have a proper break do I put them on the to-do list. The moment we enter “reaction” mode, we’ve surrendered our day to the whims of others.

Scott McDowell – Why you need a daily deprioritization meeting (99U)